Приказ о своевременном предоставлении документов в отдел кадров

Как помирить бухгалтерию и отдел кадров

Приказ о своевременном предоставлении документов в отдел кадров

Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам. Однако это не всегда оправданно с точки зрения трудового законодательства. Также бухгалтеры часто высказывают кадровикам претензии о нарушении сроков подачи документов.

Кадровики же, решая нестандартные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем нормативной документации.

Кроме того, особенно в больших компаниях, кадровикам нужно производить значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движения персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.).

В связи с этим кадровым работникам часто требуется большое количество времени для надлежащего оформления документов.

В данном случае понять можно представителей обеих служб. И первые, и вторые стремятся оформить документы и осуществить процедуры, не нарушая законодательство и с учетом интересов работодателя. Ведь если оформить документы неправильно или не в срок, у работодателя появляются определенные риски.

Например, за несвоевременные выплаты работодателю, независимо от наличия вины, придется выплатить работникам проценты в размере 1/150ключевой ставки Банка России от фактически невыплаченных сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, работник в случае нарушения его трудовых прав имеет право потребовать от работодателя возмещение морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Если документы работодателя проверит трудовая инспекция, то в случае выявления нарушений работодателю грозят санкции по ст. 5.

27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Чаще всего такой санкцией является штраф.

Если в вашей компании отдел кадров и бухгалтерия постоянно конфликтуют, возможно, эту ситуацию можно поправить. Посмотрим, какие мероприятия могут этому поспособствовать.

ДИАГНОСТИКА: ВЫЯВЛЯЕМ ИСТОЧНИКИ ПРОБЛЕМ

Прежде всего необходимо выявить причину некачественного взаимодействия отделов. Как показывает практика, обычно причины следующие:

• процессы в организации (в частности, процедура приема и увольнения работников, технология расчета зарплаты и др.) недостаточно разработаны и не прописаны в документах, в связи с чем между отделом кадров и бухгалтерией возникают конфликты по поводу порядка действий и сроков;

• не выработана (не прописана) единая методология при оформлении кадровых документов, в связи с чем бухгалтерия высказывает претензии по форме и содержанию документов, поступающих из отдела кадров;

• не налажено эффективное взаимодействие линейных руководителей (руководителей подразделений) и отдела персонала в части предоставления документов для кадровых процедур. В связи с этим отдел кадров не получает своевременно необходимую документацию и информацию из подразделений и, соответственно, задерживает сроки сдачи документов;

• процессы кадрового учета недостаточно автоматизированы.

Чтобы выяснить причины, можно проинтервьюировать работников отдела кадров и бухгалтерии, а также понаблюдать за процессом их работы. Это поможет определить, какие из указанных проблем (возможно, несколько или даже все) имеют место в данном конкретном случае.

По итогам диагностики все взаимные претензии и недовольства, риски и причины проблем можно свести в таблицу (пример 1).

Как видим, все жалобы в примере 1 так или иначе связаны с указанными выше причинами.

Регламент взаимодействия: разрешаем разногласия

Регламентация взаимодействия отделов может стать решением основных разногласий между работниками отдела кадров и бухгалтерии.

При разработке регламентов необходимо закрепить следующие вопросы:

• сроки предоставления документов;

• требования к документам;

• методики, используемые при оформлении документов;

• перечни предоставляемых документов.

Регламент взаимодействия между отделами призван детально описать порядок приема документов в отдел кадров от руководителей рабочего персонала, их оформления, а также предоставления в бухгалтерию.

Для разработки работающего регламента следует провести совещание руководителей отдела кадров, бухгалтерии и линейных руководителей, на котором рассмотреть вопросы:

• о сроках передачи документов при оформлении отпусков, табелей, увольнений и др.;

• составе передаваемых документов в каждом случае (отпуск, увольнение, нетрудоспособность и т. д.);

• способе фиксации факта передачи документов;

• проблеме своевременного подписания кадровых документов генеральным директором;

• методике расчета дней отпуска для расчета и выплаты компенсации при увольнении;

• оформлении документов о премировании и документов для начисления и выплаты пособий.

После обсуждения всех вопросов и достижения соглашения в протоколе совещания могут быть отражены следующие вопросы:

• приемлемые для всех сроки представления документов (конкретные дни и часы);

• перечень документов, представляемых в каждом случае;

• способ фиксации факта передачи в отделы документов. Это может быть, например, специальный реестр передаваемых документов, в котором должны расписываться обе стороны: передающая документы и принимающая их в работу (пример 2). Экземпляр такого реестра должен оставаться у каждой из сторон;

• необходимость оформления доверенности, дающей право начальнику отдела кадров подписывать оформляемые в отделе документы в случае отсутствия генерального директора, для решения проблемы задержки оформленных документов;

• выработанная общая позиция по спорным вопросам трудового права (возможно, после консультации с юристами и аудиторами);

Например, в организации были разногласия между отделами по поводу расчета дней для компенсации отпуска при увольнении вахтовиков. Рекомендации консультанта помогли сформировать общую позицию по этому вопросу.

• возможность передачи неспецифических обязанностей от отдела кадров в бухгалтерию.

Например, в одной компании расчет премии производился в отделе кадров, причем с ошибками. После обсуждения было принято решение, что бухгалтеры обладают необходимой компетенцией для таких расчетов, и эта обязанность должна быть передана в бухгалтерию.

На основании договоренностей следует разработать регламент взаимодействия между отделами, который утверждается руководителем и вводится приказом по организации.

Работников отдела кадров и бухгалтерии следует ознакомить с регламентом под роспись.

Затем необходимо внести соответствующие изменения в положения об отделах и должностные инструкции работников этих отделов.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Источник: https://www.profiz.ru/kr/article_pomirit_buh_i_ok/

График документооборота – инструмент эффективного взаимодействия

Приказ о своевременном предоставлении документов в отдел кадров

В современных условиях важно, чтобы взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями организации было эффективным.

Как организовать документооборот, чтобы избежать возможных конфликтов и достичь взаимопонимания? Как упорядочить документы, чтобы повысить производительность труда? Эти вопросы часто задают сотрудники кадровых служб вне зависимости от того, относятся ли компании, в которых они работают, к крупному, среднему или малому бизнесу.

В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема, вида осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п.

 Являясь функциональным подразделением, кадровая служба взаимодействует со всеми без исключения подразделениями организации.

О масштабах этого взаимодействия можно судить по кадровой политике, включающей в себя рекрутинг персонала, его адаптацию, обучение, мотивацию, оценку, а также полноценное ведение кадрового делопроизводства в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации.

В бухгалтерию кадровики передают сведения о принятых и уволенных работниках, копии кадровых приказов, больничные листы, отпускные записки, табели для расчета заработной платы и т.д. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между подразделениями был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами организации.

От этого зависит многое – в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат. Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

  • в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы в кадровую службу;
  • в какой срок кадровая служба должна оформлять приказы и другую кадровую документацию;
  • в какой срок кадровая служба должна передавать в бухгалтерию документы для расчета зарплаты.

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема взаимодействия между кадровой службой, бухгалтерией и финансовым отделом показана на рисунке.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством. Так, согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ 29.07.

1998 № 34н, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по образцам, содержащимся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. В данном графике документооборота рассмотрено движение следующих кадровых документов:

  • приказ о приеме работника(ов) (формы № Т-1, № Т-1а);
  • личная карточка (форма № Т-2);
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • приказ о перемещении работника(ов) (формы № Т-5, № Т-5а);
  • приказ об отпуске работника(ов) (формы № Т-6, № Т-6а);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ о прекращении трудового договора с работником(ами) (формы № Т-8, № Т-8а);
  • приказ о направлении в командировку (форма № Т-9);
  • приказ о поощрении работника(ов) (формы № Т-11, № Т-11а);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

Документы, утверждаемые непосредственно организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями, предъявляемыми к унифицированным формам. Лица, составившие и подписавшие эти документы, отвечают за достоверность входящих в них данных.

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством

В графике документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Форма данного документа не унифицирована, пример графика документооборота кадровой службы приведен в приложении. Он представляет собой таблицу, включающую следующие подразделы:

  • порядок создания документа;
  • наименование документа;
  • количество экземпляров;
  • данные о лице, ответственном за получение, выписку и оформление;
  • данные о лице, утверждающем, визирующем и подписывающем документ;
  • срок исполнения;
  • данные о лице, направляющем документ, и место назначения;
  • дата и порядок представления;
  • данные о проверяющем лице;
  • дата и срок исполнения.

Если график документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, должностные обязанности между работниками распределяются более рационально, контроль усиливается, внешняя и внутренняя отчетность составляется своевременно.

В небольших организациях график документооборота составляет компетентный сотрудник, которого назначает руководитель организации. В данном случае это может быть работник кадровой службы. Если вам поручили составить регламент взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями, прежде всего внимательно ознакомьтесь с работой каждого из них.

Важно также понять, что хотят получить работники от кадровой службы. Что касается документооборота, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его связующая роль. В процессе работы можно использовать должностную инструкцию или положение о подразделениях.

Чем подробнее описан процесс взаимодействия, тем выше его эффективность.

Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать его со всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя организации и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись.

Также целесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в котором перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.

Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений.

Рисунок – Упрощенная схема взаимодействия с кадровой службой

Приложение – Пример оформления графика документооборота

Источник: https://www.ippnou.ru/print/009633/

Основные направления работы отдела кадров в период проведенияреорганизации Управления Федерального казначейства по Ульяновскойобласти путем присоединения к нему отделений и порядоквзаимодействия отдела кадров и территориально удаленных отделовпосле проведения реорганизации

Приказ о своевременном предоставлении документов в отдел кадров

В соответствии с Концепцией оптимизации структуры и функций Федерального казначейства,одобренной решением Коллегии Федерального казначейства от 27 октября 2010 г.

, однимиз этапов которой является закрепление за ОФК статуса территориально обособленногоструктурного подразделения УФК в 2010 году началась и в текущем году должна бытьзавершена реорганизация Управления Федерального казначейства по Ульяновской областипутем присоединения к нему Отделений..

В связи с этим Управлением Федерального казначействапо Ульяновской области организована и проводится в настоящее время большая организационнаяработа по многим аспектам, в том числе и по работе с кадрами.

Значительная работа уже проведена отделом кадров. Только в 2011 году утвержденов новой редакции 16 штатных расписания Управления.

Проводимая реорганизация повлекланеобходимость изменения трудовых и государственно-служебных отношений с сотрудникамиОтделений, а также сокращением ряда должностей сотрудников, выполнение функций которыхна уровне Отделений упразднено.

В ходе данной работы отделом кадров осуществленприем на работу 205 человек, на каждого из них подготовлен приказ о приеме и служебныйконтракт (трудовой договор), оформлено 36 уведомлений о сокращении должностей, подготовлено27 приказов об увольнении.

В связи с тем, что часть сотрудников отделений, должностикоторых подлежали сокращению, достигли пенсионного возраста, отделом кадров оформленпакет документов для назначения пенсии за выслугу лет 25 гражданским служащим, уволеннымв связи с проведение мероприятий по оптимизации. Все необходимые данные о сотрудникахвнесены в электронную базу ППО «АКСИОК.Net».

В связи с необходимостью организации работы с персоналом вновь созданных отделовв строгом соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывая трудности,связанные с их удаленностью от Управления, потребовалось изменить порядок документооборотапри осуществлении кадровой работы в отношении сотрудников территориально созданныхотделов.

Приказом УФК по Ульяновской области 12 ноября 2010 года № 285был утвержденПорядок взаимодействия отдела кадров Управления Федерального казначейства по Ульяновскойобласти и территориально удаленных отделов по осуществлению кадровой работы и ведениюкадрового делопроизводства, которым установлены правила ведения кадрового делопроизводстваи определен порядок взаимодействия отдела кадров Управления Федерального казначействапо Ульяновской области и территориально удаленных отделов. Данный документ доведендо всех вновь созданных Отделов. Мне хотелось бы остановиться на отдельных, особенноважных моментах нашей с Вами работы по реализации данного порядка и тех новых функциях,которые Вы должны осуществлять.

Т.к. кадровая работа, в том числе с персоналом территориально удаленных отделовв полном объеме осуществляется отделом кадров управления, на уровне удаленных отделовосталось 2 направления работы с кадровыми документами:

  1. Работа с документами, являющимися основанием для издания приказов (личныезаявления, служебные записки и др.);
  2. Работа с утвержденными в электронном виде приказами по личному составу.

Остановлюсь подробнее на каждом из 2-х этапов.

I этап. Все документы, являющиеся основанием для издания приказов по личномусоставу должны оформляться одновременно на бумажном носителе, в соответствии с действующимзаконодательством, и в электронном виде.

На данном этапе Вам необходимо обеспечить своевременное рассмотрение, визированиеи контроль за правильностью оформления этих документов и своевременно направитьих для регистрации в отдел кадров. При этом Вам необходимо выполнить достаточнопростую последовательность операций с документом, в том числе в ППО АСД “LanDocs”.

Документ, являющийся основанием для издания приказа должен поступить к Вам одновременнокак на бумажном носителе, так и в электронном виде.

В том случае, если необходимовизирование Вами документа, Вы как руководитель структурного подразделения, должныего рассмотреть и завизировать (либо отказать в визировании, если не согласныв удовлетворении просьбы, изложенной в заявлении сотрудника).

Дополнительно Вам нужнопроконтролировать идентичность бумажного и электронного документа, после чего незамедлительнонаправить электронный документ с использованием ППО АСД “LanDocs” типом сообщения«письмо» уполномоченному сотруднику отдела кадров для регистрации в «Журнале учетавходящих документов по личному составу», который ведется в ППО АСД “LanDocs”.

Дляоформления документов по личному составу работников административного отдела, рабочееместо которого расположено в территориально удаленном отделе предусмотрена такаяособенность. Т.к.

эти работники не имеют оборудованного персональным компьютеромрабочего места, они оформляют личное заявление на бумажном носителе, подписываютего собственноручной подписью и передает начальнику Отдела.

Начальник Отдела, визируетданное заявление, затем осуществляет его сканирование и направляет посредством ППОАСД “LanDocs” на визирование начальнику административного отдела Управления и заместителюруководителя Управления, курирующему административный отдел. После визирования имиличного заявления, начальник Отдела также направляет отсканированное личное заявлениес использованием ППО АСД “LanDocs” типом сообщения «письмо» уполномоченному сотрудникуотдела кадров. Документ сотрудника на бумажном носителе с собственноручной подписьюи датой подписания, аналогичной дате подписания ЭЦП, должен находиться у начальникаОтдела, для последующей отправки его в отдел кадров вместе с приказом. Обладая дажеминимальными навыками работы в ППО АСД “LanDocs” осуществить эту работу, на мойвзгляд, несложно.

Обращаю Ваше внимание на то, что к личному заявлению о приеме на работу начальникОтдела обязательно должен приобщить сканированную копию трудовой книжки и направитьее посредством ППО АСД “LanDocs” в отдел кадров вместе с личным заявлением.

Безтрудовой книжки оформление приема на работу невозможно, т.к. трудовая книжка подтверждаетфакт увольнения сотрудника с прежнего места работы, а также необходима для определенияразмера надбавки за выслугу лет.

На сегодняшний момент уже имеют место случаи направлениязаявления без копии трудовой книжки.

II этап. Работа с утвержденными в электронном виде приказами по личному составу.

После рассмотрения руководителем управления документа по личному составу и принятиярешения об издании приказа, отдел кадров осуществляет подготовку, оформление и регистрациюприказа по личному составу в электронном виде в порядке, установленном соответствующимитехнологическим регламентами, с использованием ППО АСД “LanDocs” и ППО «АКСИОК.Net».

Ваша задача на данном этапе — после получения оформленного и зарегистрированногоотделом кадров электронного приказа по личному составу посредством ППО АСД “LanDocs”,распечатать его, ознакомить с приказом сотрудника Отдела под роспись на бумажномносителе и не позднее, чем в недельный срок направить приказ на бумажном носителев отдел кадров, вместе с оформленным документом, являющимся основанием для изданияприказа (личное заявление, извещение о предоставлении отпуска и т.п.) на бумажномносителе. При этом личное заявление (иной документ, являющийся основанием для изданияприказа) датируется датой подачи его в электронном виде. Как видите, также ничегосложного нет.

Хочу особое внимание обратить на необходимость строгого соблюдения сроков направленияВами в отдел кадров документов по личному составу.

Несвоевременное направлениев отдел кадров таких документов как заявление о предоставлении отпуска (или оформленногоизвещения на отпуск) повлечет несвоевременное издание приказа об отпуске и в своюочередь нарушение сроков выплаты отпускных, которые установлены Федеральным закономот 27.07.

2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Учитывая большой объем документов по личному составу, которые будут поступатьот Вас и обрабатываться отделом кадров, прошу еще раз внимательно изучить Порядок взаимодействияотдела кадров Управления Федерального казначейства по Ульяновской области и территориальноудаленных отделов по осуществлению кадровой работы и ведению кадрового делопроизводстваи работать с документами по личному составу в строгом соответствии с порядком.

В заключение хочу обратить Ваше внимание на то, что от четкого, своевременноговыполнения Вами всех предусмотренных порядком операций зависит в первую очередьсоблюдение трудовых прав подчиненных Вам сотрудников.

Начальникотдела кадров
М.Н. Табачинская

Источник: http://www.simtreas.ru/txt/20110422/tabachinskay.htm

Приказ о своевременном

Приказ о своевременном предоставлении документов в отдел кадров

1. Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению. 3.

Контроль за соблюдением сроков представления и правильностью оформления предоставляемых в бухгалтерию ответственными лицами документов возложить на _____________________________.

КОММЕНТАРИЙ Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Что еще скачать по теме «Бухучет»: Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ о предоставлении бригадных нарядов, табелей учета рабочего времени, отчета о расходе материалов (форма М 29) от «___» ______________ 2009 г.

№ ___ В целях обеспечения своевременного учета рабочего времени, выполненных работ для начисления заработной платы, а так же расхода материалов, 2.

Образцы приказов

* Делопроизводство.

Приказы * Организация делопроизводства. * Нормативные документы * Примерный состав документов * Приказы по * Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты * Приказы по основной деятельности, * Документы * Документы для * Извещения, уведомления, направления, справки

,оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни * Сэкономить время при ВАРИАНТ Закрытое акционерное общество «Апрель» ЗАО «Апрель» ПРИКАЗ 26 февраля 2009 г.

№ 30-ок Москва Об изменении фамилии в учетных документах В связи с вступлением в брак экономиста планово-экономического отдела Суховой П.П. и сменой фамилии на Ильину,- ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

До 05 марта 2009 г. изменить во всех учетных документах ЗАО «Апрель» фамилию экономиста планово-экономического отдела Суховой Полины Павловны на фамилию Ильина. 2.

Приказ о назначении ответственного лица

40740 Специально разработанной, унифицированной формы приказа по назначению ответственного лица (или нескольких) не существует.

Каждая организация вправе самостоятельно разработать такой бланк или написать его в свободной форме.

Следует иметь ввиду, что этот приказ является частью пакета распорядительной документации, в который помимо него входит решение о назначении ответственных лиц и должностная инструкция, содержащая полное описание обязанностей работника, а также санкции, которые следуют за их неисполнение. Под последним документом сотрудник должен поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним ознакомлен и согласен.

ФАЙЛЫ В зависимости от ситуации, выбрать среди персонала ответственное лицо может либо руководитель предприятия, либо, если организация крупная, начальник структурного подразделения. Заполняет приказ специалист отдела кадров или секретарь.

О своевременном предоставлении информации о чрезвычайных ситуациях

В связи с выявлением в 2006 году случаев непредставления либо несвоевременного представления в Министерство здравоохранения Удмуртской Республики руководителями учреждений здравоохранения информации о чрезвычайных ситуациях в возглавляемых ими учреждениях, а также непредставления информации о случаях дорожно-транспортных происшествий с числом погибших 5 и более человек либо пострадавших — 10 и более человек и в целях обеспечения оперативного информирования о возникновении чрезвычайных ситуаций приказываю:1. Утвердить схему оповещения о чрезвычайных ситуациях в системе здравоохранения Удмуртской Республики согласно приложению N 1 к настоящему приказу.2.

Рекомендовать начальникам управлений здравоохранения, главным врачам муниципальных учреждений при предоставлении сведений о чрезвычайных ситуациях руководствоваться:2.1.

Приказ о своевременном предоставлении документов

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне.

Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя. За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение.

Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот а Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв.

Минфином СССР 29.07.83 № 105 .

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК) п.

41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв.

sovetnik36.ru

При полном и своевременном исполнении обязанности по уплате акциза лицом, исполняющим обязанности по уплате акциза в рамках простого товарищества ( договора о совместной деятельности) в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, обязанность по уплате акциза остальными участниками договора простого товарищества ( договора о совместной деятельности) считается исполненной.

Шишкин Предлагаем вашему вниманию еще один образец распоряжения руководителя – о закреплении автомобиля ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Банановая роща» (ЗАО «Банановая роща») РАСПОРЯЖЕНИЕ «21» сентября 2014 г.

lic-r.ru

ЗАО «Апрель» фамилию экономиста планово-экономического отдела Суховой Полины Павловны на фамилию Ильина.2. Настоящий приказ довести до сведения бухгалтерии для внесения изменений в лицевой счет Суховой (Ильиной) и в расчетные документы.

Основание: личное заявление Суховой П.П., копия свидетельства о заключении брака от 15 февраля 2009 г. № 445788123, паспорт 64 55 № 123889. Генеральный директор Ольховский Р.И.Ольховский Юрисконсульт Миронов О.И.

Миронов26.02.2009 Главный бухгалтер Шевелева И.Ю. Шевелева26.02.2009 Начальник отдела кадров Петрова А.М.

Важно Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения

Приказ об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации

→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 4,7 кб Наименование организации ПРИКАЗ ________________ N _______________ Место издания Об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации В целях организации документооборота организации, оптимизации сроков прохождения первичных документов и отчетности в организации, ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению. 2. Ответственность за своевременность и правильность оформления первичных документов и отчетности возлагается на ответственных работников подразделений.

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются .

Источник: https://fssp-zakon127.ru/prikaz-o-svoevremennom-49398/

Такой непростой документооборот: взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы

Приказ о своевременном предоставлении документов в отдел кадров

По состоянию на: 25.01.2010Журнал: Справочник кадровикаГод: 2010 Орлова Елена Васильевна Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск, Обязательные и дополнительные условия Рубрика: Кадровое делопроизводство

Кадровая документация требует от исполнителей не меньшей внимательности и контроля, чем бухгалтерская и налоговая.

И если при этом в организации сложилось партнерское взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы, то никаких проблем в случае проверки налоговыми органами или Государственной инспекцией труда наверняка не возникнет. Однако на практике во многих случаях все бывает не так, как хотелось бы…

В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями организации, и в частности с бухгалтерией. Грамотно поставленное сотрудничество именно этих структурных подразделений в вопросах документооборота, координация их действий способствуют снижению финансовых потерь организации и препятствуют возникновению трудовых споров.

КОНФЛИКТ ИНТЕРЕСОВ ИЛИ ПАРТНЕРСКОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ?

Налоговое и бухгалтерское законодательства предполагают, что каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена.

Любые принимаемые в уменьшение базы по налогу на прибыль расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Эти известные всем бухгалтерам постулаты прописаны в ст. 252 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) и ст.

9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете).

Документальное подтверждение предполагает, что все принимаемые затраты организации оформляются в соответствии с законодательством. Казалось бы, ничего сложного в этих правилах нет. Тем не менее данные положения НК РФ кадровой службой и бухгалтерией из-за отсутствия понимания и взаимодействия в вопросах документооборота зачастую трактуются по-разному.

Так, корректному ведению бухгалтерского и налогового учета в части операций по расчетам оплаты труда и различных денежных компенсаций и выплат работникам мешают: не сформированный в соответствии с требованиями законодательства пакет кадровых документов, отсутствие локальных нормативных актов (штатное расписание, график отпусков и др.), отсутствие необходимых приказов по личному составу и справок, несвоевременное предоставление документов кадровой службой.

Подобные нарушения могут повлечь за собой не только применение дисциплинарных взысканий к работникам, но и проблемы при проверках государственными органами (Федеральной налоговой службой, Государственной инспекцией труда, Федеральной миграционной службой).

И дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц организации может составить до 5 тыс. руб., а для самой организации – от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

, но и административным приостановлением деятельности организации на срок до 90 суток, а также дисквалификацией руководителя на срок от 1 года до 3 лет.

Причины многочисленных проблем с оформлением кадровых документов, как правило, связаны с отсутствием:• закрепления в локальных нормативных актах, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, инструкциях по делопроизводству и других документах обязанностей по составлению кадровой и бухгалтерской документации;• отлаженной системы партнерского взаимодействия между бухгалтерией и кадровой службой, регламента их взаимодействия, оформленного в виде локального нормативного акта;

• рационального графика документооборота организации, ее структурных подразделений, удобного как для бухгалтерии, так и для кадровой службы.

Устранение этих недостатков поможет достичь лояльности, сознательности и взаимопонимания между работниками бухгалтерии и кадровой службы, распределить обязанности между этими структурными подразделениями на основе партнерского взаимодействия, избежать ненужных затрат рабочего времени, предотвратить возможные финансовые потери организации и трудовые споры.

Что же нужно для того, чтобы не создавать почву для конфликтов и избежать «нестыковки во мнениях» бухгалтерии и кадровой службы? Вот некоторые несложные правила.

ПРАВИЛО 1. ФИКСИРУЙТЕ В ПОЛОЖЕНИИ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ ОБЯЗАННОСТИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Обязанность по разработке и оформлению кадровых документов и взаимодействие с бухгалтерией должны быть обязательно зафиксированы в положениях о структурных подразделениях, например в Положении об отделе кадров (приложение 1), которое является локальным нормативным актом, определяющим статус конкретного структурного подразделения и его место в организации*.

Источник: https://hr-portal.ru/article/takoy-neprostoy-dokumentooborot-vzaimodeystvie-buhgalterii-i-kadrovoy-sluzhby

Приказ о своевременном предоставлении документов по заработной плате

Приказ о своевременном предоставлении документов в отдел кадров

Порядок внесения изменений ПВТР Процедура достаточно простая:

  • Формируется приказ о внесении изменений в ПВТР.
  • При наличии профсоюзного органа требуется получить его мнение.
  • Каждый работник знакомится с изменениями под роспись (могут ставиться в самих Правилах на отдельном листе, в прилагаемых ознакомительных листах к Правилам или специальном журнале).

Коллективный договор Выполняются следующие шаги:

  • Собирается комиссия из представителей компании и работников;
  • Проводятся переговоры, в ходе которых согласовываются даты выдачи зарплатных денег;
  • Формируется по итогам переговоров допсоглашения об изменении коллективного договора;
  • Допсоглашение подписывается представителями двух сторон.

Трудовой договор Процедура усложняется тем, что с каждым сотрудником нужно работать отдельно.

Приказ о предоставлении нарядов и табелей

  • 1 — 5 тыс. руб. (для

    ИП).

  • руководителю может быть назначен штраф от 1 до 5 тыс. руб.

Для установления сроков достаточно в один из указанных документов внести отдельный пункт, в котором будет формулировка о том, в какие даты работники предприятия будут получать заработанные средства за 1-ю и 2-ю часть месяца. Компания должна определить удобные дни выдачи денежных средств с учетом ст.136:

  • Между датами должно быть минимум полмесяца;
  • Полная з/п должна быть выплачена до 15-того числа следующего месяца.

Примеры возможных сроков выплаты:

  • 21-е текущего месяца и 6-е следующего;
  • 25-е текущего и 10-е следующего;
  • 30-е текущего и 15-е следующего.

Конкретные даты определяет работодатель самостоятельно на свое усмотрение.

Приказ о сроках выплаты заработной платы

Руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение приказа ответственными лицами своих подразделений, своевременное назначение новых ответственных лиц в случае временного отсутствия, увольнений или смены ранне назначенных ответственных лиц. 3. Контроль за соблюдением сроков представления и правильностью оформления предоставляемых в бухгалтерию ответственными лицами документов возложить на .

Приказ о заработной плате — образец оформления

[important]Каждый работодатель обязан установить внутренним локальным актом сроки выплаты зарплаты трудящимся.

При этом следует руководствоваться 136-й статьей ТК РФ, где прописаны всю нюансы данной процедуры. [/important] [info]В статье расскажем про приказ о сроках выплаты заработной платы, дадим образец заполнения.

В какие сроки нужно выплачивать зарплату С 03.10.16 г. [/info]

скорректировано содержание ст.136

ТК РФ, требующие от работодателя обозначить дни выдачи зарплатных средств двумя суммами до 15-го дня включительно с момента окончания периода, за который зарплата посчитана. Одновременно с этим действует правило, согласно которому устанавливается минимальный промежуток между датами выплаты – полмесяца.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Но, вне зависимости от того, какой путь будет выбран, приказ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • дата составления,
  • название организации,
  • суть распоряжения, т.е.
    точные даты выдачи заработной платы,
  • основание для его написания,
  • ответственных за его исполнение лиц, с указанием их должностей и ФИО.

Если к документу прикладываются какие-то дополнительные бумаги, то их нужно отметить в отдельном пункте.

Как правильно оформить приказ Как к информационной части документа, так и к его оформлению закон не предъявляет никаких особых требований, поэтому допустимо написание приказа как на простом чистом листе А4 или А5 формата, так и на фирменном бланке компании, в печатном или рукописном виде.

Это может быть руководитель какого-либо структурного подразделения, секретарь, юрисконсульт и т.д. Важно, чтобы после формирования приказ передавался на подписание директору предприятия – без его автографа он не приобретет законной силы и его легко можно будет оспорить с помощью трудовой инспекции или суда.

Основание для приказа Все приказы, издаваемые в организации должны иметь под собой какую-то письменную основу. В данном случае, в качестве таковой можно указать 136 статью ТК РФ, отметив ее в отдельном пункте приказа в виде ссылки.

Как правильно составить приказ На сегодня нет стандартного единого для всех образца приказа о сроках выплаты заработной платы, так что работодатели могут писать его в произвольном виде.

В некоторых случаях предприятия используют внутренние шаблоны документа, утвержденные в учетной политике фирмы.

Приказ о сроках выплаты заработной платы: образец 2018

[attention]Единственное, что надо соблюдать неукоснительно: наличие подлинной подписи руководителя организации или лица, уполномоченного на визирование таких бумаг. Кроме этого, приказ обычно подписывают сотрудники, ответственные за его выполнение и те, кого он касается напрямую.

[/attention] Подписи последних свидетельствуют о том, что они ознакомлены с распоряжением. Проштамповывать приказ печатью строгой необходимости сейчас нет: различного рода клише и штемпели могут использоваться только тогда, когда эта норма установлена во внутренних документах фирмы.

В общем порядке печати и штампы к применению уже не обязательны (в т.ч. и юридическими лицами). Обычно приказ пишется в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны и его дополнительные копии (например, для предъявления в отдел кадров и бухгалтерию).

Ответственные – материально ответственные лица, получающие и расходующие материалы. Срок – постоянно.3.

Установить персональную ответственность за неисполнение пунктов 1, 2 настоящего приказа на упомянутых в данных пунктах лиц в связи с нарушением сроков начисления заработной платы из-за отсутствия необходимой информации (пункт 1), за нарушение сроков обработки информации для проведения действий с материалом (пункт 2).

Ответственные – поименованные в соответствующих пунктах. Срок – постоянно.4. К лицам, допустившим нарушение применять меры, предусмотренные статьей 192 Трудового кодекса Российской Федерации, а порядок применения мер в статье 193 Трудового кодекса Российской Федерации.5. С настоящим приказом ознакомить заинтересованных лиц.6. Контроль выполнения приказа возложить на заместителя руководителя по производству Калину Е.Д., начальника отдела кадров Пригожина Б.А.

На ее основании работодатель должен выдавать работникам денежные средства не реже двух раз в течение месяца. Причем первые перечисления обязаны производиться не позднее пятнадцати календарных дней с того момента, как закончился период, за который предусмотрены соответствующие выплаты.

Здесь каждое предприятие самостоятельно решает, какую дату из допустимого законом двухнедельного срока ему выбрать. Это может быть пятое, десятое или пятнадцатое число месяца, который следует за отчетным.

В этом вопросе руководству дается свободное право выбора. Вторая часть заработной платы выдается в любой из оставшихся дней до конца текущего месяца.

Но иногда некоторые компании считают нецелесообразным делить заработную плату на части и предлагают своим работникам написать соответствующие заявления с просьбой о корректировке плана выплат.

Наименование организации ПРИКАЗ N Место издания Об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации В целях организации документооборота организации, оптимизации сроков прохождения первичных документов и отчетности в организации, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению. 2. Ответственность за своевременность и правильность оформления первичных документов и отчетности возлагается на ответственных работников подразделений.

Рекомендуется включить в него следующие реквизиты и информацию:

  • дату издания;
  • регномер, под которым приказ зафиксирован в журнале локальных распорядительных документов;
  • место составления;
  • наименование работодателя;
  • название документа (приказ о сроках выдачи заработной платы);
  • непосредственно текстовую часть приказа, в которой указываются конкретные даты выплаты зарплаты (за первую и вторую половины месяца), приводится ссылка на законодательство — ст. 136 ТК РФ, а также назначается ответственный сотрудник, которому предстоит ознакомить работников с утвержденными сроками;
  • подпись руководителя;
  • подпись назначенного ответственным сотрудника.

С образцом приказа о заработной плате вы можете ознакомиться здесь.
При этом то, как именно будет разделяться заработная плата: равными частыми или нет – отдается на усмотрение работодателя. С 3 октября 2016 законодатели определили точный день, до которого должна переводиться заработная плата работникам – это 15 число текущего месяца.

Если ранее на предприятии были установлены сроки, не соответствующие этому правилу (например «окончаловка» за предыдущий месяц выплачивалась 16 числа или позже), необходимо изготовить приказ о переносе сроков выдачи заработной платы. Процедура эта также должна включать в себя письменное уведомление всех работников предприятия о грядущих изменениях в сроках выплаты зарплаты как минимум за два месяца до наступления самого события.

Если работник не соглашается с нововведением, согласно ст. 74, п. 7 ч. 1 ст. 77, ст. 178 ТК РФ, работодатель имеет право его уволить.

Источник: http://jurist-company.com/prikaz-o-svoevremennom-predostavlenii-dokumentov-po-zarabotnoj-plate/

ПреступлениямНет