Как зарегистрировать письмо в организации

Регистрация входящих документов

Как зарегистрировать письмо в организации

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
ОАО «Кучка»Вх. №  011822.08.2014
  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

К записи 198 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/registrasiya-vhodyasih-dokumentov.html

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Как зарегистрировать письмо в организации. Что нового

Как зарегистрировать письмо в организации

Используетсяпроцесс сканирования,процессраспознаваниятекста документа.При наличии у регистратора сертификатаэлектронной цифровой подписи (ЭЦП) РКдокумента может быть подписана сиспользованием ЭЦП.

Этотпроцесс придает документу статусраспорядительного и формирует заданияисполнителям.

Процесс инициируетсялибо зарегистрированным входящимдокументом (полученным из внешнейорганизации), либо зарегистрированнымвнутренним документом.

Результатомвыполнения процесса является передачавходящего/внутреннего документа сналоженной резолюцией непосредственнымисполнителям. Также может быть назначенкоординатор работ и выбраны сотрудникидля ознакомления с документом.

Исходящий/внутреннийдокумент может создаваться, как в ответна входящий/внутренний документ воисполнение задания по резолюции, так ив инициативном порядке.

Подготовкадокумента в инициативном порядке– процесс создания документа, неявляющегося ответом на входящий иливнутренний документ.

Подготовкапроекта исходящего/внутреннего документаможет производиться исполнителем,например, средствами Microsoft Word. Подготовленныйпроект документа «прикрепляется» ккарточке задания и передаётся насогласование визирующимлицам.

Регистрацияисходящей/внутренней корреспонденциизаключается в присвоении документупостоянного регистрационного номера.«Административное делопроизводство»обеспечивает автоматическое формированиеномеров документов с помощью настраиваемыхнумераторов.

Припостановке документа на контрольпроизводится назначение плановых сроковисполнения. Значение планового срокаформируется на основании сроков,указанных в резолюции. В процессеконтроля проверяется готовностьдокументов к плановым срокам исполнения.

Промежуточныйконтроль–процесс, заключающийся в периодическомопросе исполнителей для определениясостояния документа, учёте и обобщениирезультатов контроля.

Исполнителемпериодически вносится в карточку заданияинформация о ходе выполнения и процентеисполнения задания. Для промежуточногоконтроля заданий на контроле используетсякарточкаконтроля.Снятиес контроля–завершение процесса контроля. Основаниемдля снятия с контроля является наличиеномера результирующего исходящегодокумента, зарегистрированного приотправке документа.

5.Передача документов в архив

Отработанныедокументы подшиваются в дела, которыезатем передаются на архивное хранение.

Крометого, в системе возможны следующие этапыдокументооборота:

    ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;архивирование дел – производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив;передача дел в подразделения – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях.передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения;уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

Нарядус автоматизацией основных процессовделопроизводства приложение DocsVision«Административное делопроизводство»предоставляет ряд вспомогательныхсервисов:

    сервис уведомлений – подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий;контроль получения ответа на документ– позволяет устанавливать ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа;подсистема построения отчётов– позволяет быстро создавать новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;электронный телефонный справочник – синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках;Web-доступ для поиска и просмотра документов – подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.

    Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для хранения информации и обработки запросов на выборку данных;

    Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядро клиентской части – Менеджер объектов – обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций.

3.3Опыт некоторых госструктур в автоматизацииделопроизводства и внедрении СЭД

Наосновании изучения специализированнойпрессы (журнал «Справочник секретаряи офис-менеджера») можно убедиться втом, что многие организации, особенногосударственные структуры, активноосуществляют автоматизацию делопроизводстваи внедряют системы электронногодокументооборота (СЭД).

МинистерствоЭкономического Развития и ТорговлиРоссийской Федерации, к примеру,разрабатывает собственную СЭД. Созданабаза, основным элементом которой являетсяуникальная локальная сеть, объединяющаявсе территории, на которых расположеноМинистерство.

Развернути успешно функционирует мощнейшийэлектронный почтовый сервер, числоабонентов которого превышает 2000 человек.

В рамках локальной сети созданведомственный информационный портал,создающий возможность открытого доступа(в рамках министерства) к различнымбазам данных, статистике, обзорам,анализам и электронной библиотекедокументов.

Все структурные подразделенияимеют свой сайт в этом портале ивозможность для оперативного обменаинформацией.

Министерствоиспользует систему автоматизированногоделопроизводства при регистрациидокументов. Все сведено в единуюэлектронную базу. С помощью компьютераможно узнать, какая корреспонденциянаходится на исполнении у того или иногоподразделения; любой сотрудник имеетдоступ к этой системе и может свободноей пользоваться.

ОднакоСЭД в Минэкономразвития пока не позволяетполностью реализовать все задачиэлектронного документооборота. Вближайшей перспективе планируетсяповсеместное использованиеэлектронно-цифровой подписи (ЭЦП).Несмотря на то, что закон об ЭЦП ужепринят, его реализация не везде прописанав подзаконных актах.

Также пока не решенвопрос о постоянном обновлении нормативовна ЭЦП, которые быстро устаревают. Ещеодной из проблем внедрения СЭД являетсяпрофессиональная и техническая подготовкасотрудников Министерства, главной цельюздесь является, по мнению автора статьи(С.В.

Кузнецов, руководитель Административногодепартамента Министерства), чтобысотрудники воспринимали СЭД какнеобходимый инструмент, без которогоневозможно эффективно работать.

Всистеме корпоративного регулированияДОУ в Центральном Банке РоссийскойФедерации можно выделить следующиеосновные элементы:

    ведомственные акты и распорядительные документы;организационно-методическое руководство и система информационного обеспечения;работа с персоналом и корпоративная культура.

Информационно-технологическуюоснову корпоративного регулированияДОУ в Банке России составляет Системаавтоматизации документооборота иделопроизводства (САДД), внедренная вцентральном аппарате Банка (1997 г.

), вовсех территориальных учреждениях Банка(78 главных управлений и национальныхбанках), а также в 9 организациях приБанке (2000 – 2001 гг.).

Кроме того, внедренаавтоматизированная технология врасчетно-кассовых центрах.

Вовсех территориальных учреждениях БанкаРоссии не только используется единыйтерриториальный программный продуктдля автоматизации работы с документами,но и контролируется соблюдение единыхнормативных требований и применениетиповых классификаторов (справочников).

Опытнормативно-методического регулированияСАДД Банка России (в нормативных актах,справочных и методических материалах,должностных инструкциях) показалнеобходимость издания специальныхдокументов по регламентации документационныхпроцессов.

В ЦБ РФ таким документовявляется «Регламент работы с документамив системе автоматизации документооборотаи делопроизводства». На его основеразработаны подобные регламенты длякаждого подразделения Банка, осуществляющегоэксплуатацию САДД.

СоветФедерации РФ прошел при внедрениисистемы автоматизации делопроизводстваи электронного документооборотаследующие этапы:

    изучение теоретических аспектов автоматизации;системный анализ существующего порядка работы с документами;создание проекта системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы как в целом, так и для каждого участка отдельно;на основании вышеуказанного проекта – поиск готовой системы автоматизации делопроизводства на рынке отечественных и западных производителей.

Внастоящее время в Совете Федерациифункционирует система автоматизированногоделопроизводства и электронногодокументооборота «Дело–ТСФ».

Пользователисистемы, выполняющие только операциипоиска информации о документах и ихобразах, могут быть подключены в режимеIntranet (локальная сеть).

Пользовательсистемы в любой момент может получитьполную информацию о состоянии, историидвижения и исполнения документов.

Системазащищена от несанкционированногодоступа, в ней содержится 3 % информациис грифом «Для служебного пользования»,персональные данные.

Проблемы,с которыми сталкивается Совет Федерациипри автоматизации делопроизводства ивнедрении новых стандартов:

    проблема в сфере привлечения административного ресурса;трудности в области организации учебы и консультаций, недостаточный уровень компьютерной грамотности персонала;противоречия в управлении человеческим фактором;

сложностив проведении аналитической работы.

Проанализировавопыт вышеуказанных госструктур поавтоматизации делопроизводства ивнедрению СЭД, можно выделить следующиемоменты.

Во-первых,каждая из указанных организаций создает(или приобретает) СЭД (либо САД), учитываяспецифику делопроизводства идокументооборота данной конкретнойорганизации. На данном этапе можноутверждать, что не существует универсальнойСЭД, которая подходила бы для любогопредприятия.

Во-вторых,выявлены следующие основные проблемыв процессе внедрения СЭД:

а)проблема человеческих ресурсов(техническое и профессиональноеобучение);

б)проблема разработки и обновлениянормативных актов и методическихматериалов, соответствующих развитиюпроцесса автоматизации ДОУ.

Заключение

Использованиеновых информационных технологий вделопроизводстве организаций, безусловно,на сегодняшний день является одной изактуальнейших тем в сфере документоведенияи ДОУ.

Электронныйдокументооборот является частью процессаавтоматизации делопроизводства.

Обаэтих процесса призваны решить такиенаболевшие проблемы традиционногоделопроизводства, как проблема поискадокументов, невыполнение документов вустановленный срок, дублирование ипротиворечие документов друг другу,неподдающаяся контролю текущая работаисполнителей с документами и невозможностьпроследить историю работы с документами.

Внедрениесистем автоматизации делопроизводства(САД) и систем электронного документооборота(СЭД) сталкивается в реальности с такимипроблемами, как отсутствие универсальнойсистемы для любого предприятия, проблемойчеловеческих ресурсов, проблеманесоответствия нормативных актовразвитию процесса автоматизации ДОУ.

Списокиспользованных источников и литературы

Источник: https://nauet.ru/kak-zaregistrirovat-pismo-v-organizacii-chto-novogo/

Регистрация писем в организации | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Как зарегистрировать письмо в организации

Все входящие и исходящие письма секретарь регистрирует с присвоением уникального номера, заносит в базу. Как правильно регистрировать письма, расскажем в материале.

Регистрация письма – это сохранение данных о нем в учетной программе или базе данных, которые подтверждают факт создания и путь до организации или из нее. База данных организации с учетными данными по всем письмам и другим документам используется для контроля и исполнения. Регистрируют письма, которые требуют ответа или с отметкой «к исполнению».

Список писем, которые регистрирует секретарь

Делопроизводитель разрабатывает и затем регулярно пересматривает (актуализирует) перечень входящих и исходящих документов, в том числе писем, которые подлежат регистрации. Список утверждает руководитель. Чаще всего регистрируются все письма, за исключением:

  • рекламных,
  • информационных (к сведению),
  • поздравительные,
  • пригласительные,
  • книгопечатная продукция и журналы,
  • личные

и другие.

Способы регистрации входящих и исходящих писем в организации

Различают три вида регистрации писем:

  • журнальную (с помощью журнала учета),
  • карточную (с помощью картотеки),
  • автоматизированную (с помощью специального программного обеспечения).

Третья наиболее удобна и распространена сейчас.

Итак, регистрируются письма централизованно, например, в канцелярии или на ресепшн. Чаще всего это делает секретарь или другой назначенный работник отдела делопроизводства.

Для регистрации письма не имеет значения способ, которым оно было доставлено.

  • когда оно получено организацией или передается курьеру (на почту) из организации,
  • регистрационный номер или индекс, присвоенный письму вами,
  • отправитель письма,
  • дата написания письма,
  • регистрационный номер или индекс отправителя (для входящих писем),
  • заголовок письма,
  • резолюция (после вынесения),
  • срок исполнения (если есть),
  • исполнитель,
  • ход исполнения,
  • номер дела, куда будет отправлено письмо после исполнения.

Как видно из содержания регистрационной карточки, заполнить все поля сразу невозможно. Они заполняются постепенно по мере исполнения письма. Автоматизированная регистрация удобна тем, что делопроизводитель может предусмотреть и другие поля, если это необходимо:

  • тип документа,
  • адрес автора,
  • количество листов

и другие.

Требования к регистрации писем в организации

Провести регистрацию секретарь должен в тот же день, что получил корреспонденцию. Нельзя заполнять регистрационную карточку неактуальными данными, а только по факту, например, если письмо получено 1 января 2017 года, в карточке должна быть заведена та же дата.

Два разных письма не могут иметь одинаковый регистрационный индекс, это числовое или буквенно-числовое значение уникально и не повторяется из года в год. Это проще всего достигается за счет кодирования в индексе текущей даты. Например, третьему входящему письму 1 января 2017 года может быть присвоен такой индекс: «01-01-2017/003/вх».

Проблемы при неправильной регистрации входящих писем

Если при получении или отправке деловой корреспонденции нарушены требования к регистрации писем в организации, могут возникнуть следующие проблемы:

  • потеря важной информации от партнеров, клиентов, работников, государственных органов;
  • отсутствие доказательной базы по поводу входящей или исходящей информации;
  • претензии надзорных органов по неисполнению требований и предупреждений, переданных в форме делового письма;
  • претензии работников, в том числе судебные, по поводу невыдачи трудовой книжки, квалификации причин отсутствия и так далее;
  • отсутствие возможности провести внутреннее расследование добросовестности выполнения обязанностей и по другим причинам.

Самые неприятные последствия по причине не зарегистрированных писем ожидают организацию, если будет судебное разбирательство с надзорными органами или работниками.

В этом случае доказать, например, что сроки не нарушены или, напротив, прошли, что работодатель надлежащим образом уведомил работника об изменениях или о необходимости забрать трудовую книжку, организация не сможет, так как не будет иметь документальных подтверждений действий.

Также если обнаружится, что есть расхождения между указанным в исходящем документе индексе с данными в базе организации, могут найтись основания для подозрений в фальсификации документов.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210806-qqq-17-m2-22-02-2017-registratsiya-pisem-v-organizatsii

Как зарегистрировать входящий документ образец – Юридический справочник

Как зарегистрировать письмо в организации

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная.

От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений.

Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Виды входящих документов

Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица.

Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. Регистрация входящих документов осуществляется с целью их учета и контроля исполнения.

Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.

Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:

  • письма, в том числе, заказные;
  • бандероли;
  • пакеты;
  • газеты и журналы;
  • рекламные издания.

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать. Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ.

Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой.

В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.

Регистрация входящих документов: чья это обязанность

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:

При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии. Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности.

Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом.

Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210930-qqq-17-m5-registratsiya-vhodyashchih-dokumentov

Как зарегистрировать входящий документ образец — СИЗ, нормы, инструкции

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции.

Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа.

Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.

Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Необходимые шаги перед регистрацией документа

Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку.

Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены).

При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.

В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).

Сохранение конверта не обязательно за исключением:

  • Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
  • Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
  • Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).

Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.

При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

Правила регистрации входящих документов

  • Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.ЗАО «Крона»Вх. № 024828.04.2011
  • В большинстве случаев регистрация входящей корреспонденции сконцентрирована в отделе делопроизводства. Однако, при больших объемах входящей информации возможно перераспределение обязанностей регистрации документов между подразделениями, которым данные документы предназначены.
  • Документ регистрируется только один раз – для всех документов от одного корреспондента с одним исходящим регистрационным номером и одной датой присваивается только один входящий регистрационный номер. Например, некой организацией был отправлен оригинал документа по почте, однако для оперативности этот же документ был передан и по факсу. В таком случае и в похожих ситуациях, при регистрации этих документов должен быть использован один и тот же входящий номер. То же касается и документации, передаваемой из одного подразделения в другое.
  • Каждый документ регистрируется с уникальным номером, который формируется не только из цифр, но и может дополняться префиксами, предусмотренными в данной организации для разных категорий документов. Например, для приказов об обороте материальных ценностей к порядковому номеру необходимо добавить «-м/ц», а письмам из филиалов присваивают «-ф» и т.д.
  • Регистрации подлежат все документы независимо от того, каким способом они были получены – факсом, по электронной почте, либо традиционным почтовым отправлением. Бывают случаи получения документов непосредственно их исполнителями, в таком случае следует уговорить получателя передавать подобные документы для регистрации в службу делопроизводства.

Источник: http://allelets48.ru/kak-zaregistrirovat-vhodyaschiy-dokument-obrazets/

Регистрация исходящих документов

Как зарегистрировать письмо в организации

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. 

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Подготовка исходящего письма

Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

  • исполнитель готовит проект письма,
  • если нужно, проводит процедуру согласования,
  • генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
  • письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
  • письмо отправляется,
  • основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

Какие письма не регистрируются:

— коммерческие предложения;

— рекламные материалы;

— прайс-листы,

— поздравления;

— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Дата и номер письма

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:

_____________ № _______

Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Скачать Журнал регистрации исходящих документов, .xls, 23,0 КБ

Скачать Образец заполнения журнала исходящих документов,

xls, 26,0 КБ

Регистрация исходящих документов: учетная форма

В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация:

— номер письма

— дата регистрации

— адресат

— заголовок к тексту письма (тема)

— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)

— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника

— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)

— примечание

Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.

Основной и визовый экземпляры письма

Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1248

ПреступлениямНет