Как сшивать документы нитками 2 дырки

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Как сшивать документы нитками 2 дырки

1001urist.ru > Документы > Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

  • Какие документы подлежат прошивке
  •  Какие документы регулируют прошивание
  •  Учимся правильно прошивать документы
  • В 2 дырки
  •  В 3 дырки
  •  В 4 дырки
  •  В 5 дырок
  •  Заверение прошитых документов
  •  Советы по прошивке документов

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  • книги приказов по личному составу;
  • книги приказов по иным вопросам организации;
  • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

 Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

 В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

 В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

 В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

 Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Обратите внимание:  подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Источник: https://1001urist.ru/dokumenty/kak-proshit.html

Как правильно прошить документы нитками в 2019 году – пошагово, сшивать

Как сшивать документы нитками 2 дырки

Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.

Как в 2019 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.

Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?

Что нужно знать

Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.

Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.

Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.

Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.

Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.

То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.

Определения

Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.

В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.

Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.

Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.

Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают услугу прошивки документов по всем правилам.

Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.

С какой целью это делается

Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.

Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.

Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного хранения. Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.

Сохранение документации важно не только для госучреждений, но и для частных предпринимателей. Хотя в этом случае вопросы оформления для бизнеса могут решаться внутри организации.

Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.

Правовое регулирование

Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.

Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.

Необходимые указания содержатся в следующих положениях:

Как правильно сшивать документы ниткой

Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.

Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но опись сшитых документов не учитывается.

С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.

При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.

В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.

Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.

Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи ответственного лица и печати.

Какие именно нужно

Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.

Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.

Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.

Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.

Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.

При подготовке документов к сдаче в архив требуется:

  1. Систематизация всех документов.
  2. Нумерация.
  3. Подшивание всех бумаг в общую папку в зависимости от ее предназначения.
  4. Создание описи.
  5. Оформление обложки сшитой папки.

Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.

Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.

Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:

  • название учреждения;
  • подразделение;
  • период хранения;
  • наименование и тема дела.

При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.

Это гарантирует, что после заверения подписи ответственного лица никаких исправлений в составе документов не произошло.

С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.

Порядок действий

При прошивке документов надлежит следовать стандартному порядку действий:

Комплектациярассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 смв начало каждой пачки положить лист для внутренней описидобавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи
Нумерацияспециальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороныподшитый за середину лист нумеровать за два листаиллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа
Подготовкасоставить описьготовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документамиподготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон)
Обложкадля документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг)указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки
Пробивка отверстийотверстия делаются шилом или обычным дыроколомместо для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали
Прошивкадокументы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкойобычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетомпрошиваются листы дважды

В две дырки

Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:

  1. Удалить из документов скобки и скрепки.
  2. Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
  3. Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
  4. Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
  5. Связать кончики нитей.
  6. На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

сшивание документов в два прокола

В три дырки

Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:

  • сделать на пачке документов отверстия с расстоянием друг от друга около 3 см, причем средний прокол должен находиться по центру.
  • подготовить иглу с нитью длиной около 80 см.
  • продеть нитку в центральное отверстие с тыльной стороны документа.
  • ввести иглу в крайнее верхнее отверстие.
  • далее нить провести сквозь крайнее нижнее отверстие через оборотную сторону документов.
  • вернуть иглу с нитью в центральный прокол через лицевую сторону.
  • нити окажутся с тыльной стороны, но если прошивается объемная пачка, то процесс можно повторить.
  • связать концы нити, оставшийся кончик должен быть в длину около 7-8 см.
  • на узел наклеить бумажный прямоугольник с указанием основных данных.
  • на приклеенном прямоугольнике проставить печать и подпись.

В четыре дырки

Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.

Алгоритм действий следующий:

  1. Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
  2. Начать прошивку со второго верхнего прокола.
  3. Нить вводится в самый верхний прокол.
  4. Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
  5. Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
  6. Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.

Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.

Завершение прошивки

Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).

: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкой

Клеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).

Надпись выглядит так:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»

Пример заверительной надписи

Подпись ставится, как правило, лицом, подписавшим оригинал документов. Но может заверяться документ уполномоченным лицом.

В этом случае на листке проставляются реквизиты доверенности, дающей право подписи, Ф.И.О. подписанта и его должность.

Обязательно приводится расшифровка подписи. Причем расшифровка и оттиск печати частично выходят за пределы заверительного листка.

Когда применяется мастичная печать, то ее оттиск фиксируется посредством нанесения канцелярского клея.

В прошивке документов нет особой сложности. Главное этот правильно расположить проколы и должным образом оформить опечатывание и заверение документа. Своевременная прошивка позволит сохранить документы надлежащим образом.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/kak-pravilno-proshit-dokumenty-nitkami/

Как правильно сшить документы нитками и заверить их

Как сшивать документы нитками 2 дырки

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка  документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-shivat-dokumenty.html

Как Правильно Сшивать Документы Ниткой Слева Вверху Документа

Как сшивать документы нитками 2 дырки

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

Какие документы регулируют прошивание

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7. 0. 8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 800 350-23-69 доб. 504 (консультация бесплатно)

Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией.

Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Советы по прошивке документов

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Как прошить документы нитками

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него.

На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года).

Интересующая информация представлена в пункте 3. 5. 3 и Приложении №24.

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые.

Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приеме отчетности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см.

Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия. Однако разлиновка не всегда помогает.

Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала.

В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно. Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

  • сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
  • сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  • заново вдеть иглу в отверстие №1;
  • завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
  • приклеить лист прошивки;
  • заверить.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объема документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам. Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций.

Особенно много у них работы в период сдачи отчетности и дипломов.

  • распечатать документ, упорядочить листы;
  • пробить дыроколом дыры;
  • продеть нить;
  • сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
  • из файла сшивки вырезать лист;
  • приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики веревки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
  • заполнить лист прошивки.

Как сшивать дело на уголок

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа. Способы сшивания документов Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается.

Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками. Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола Прошивка в 2 дырки сама простая.

Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него.

После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативные акты Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18. 04. 2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО.

Источник: https://russia-ukraine.com/kak-pravilno-sshivat-dokumenty-nitkoj-sleva-vverhu-p07/

ПреступлениямНет